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6 Tipps für mehr Effizienz bei der Arbeit

Wer kennt das nicht? PLING! Da ist schon die nächste Mail. Also raus aus dem gerade geöffneten Programm, rein in ein neues Abenteuer. Antworten oder nicht? Die Frage ist kompliziert…. Und schwupps hat man beim Nachdenken auch schon Instagram geöffnet. Ach, man wollte ja ohnehin noch ein Bild hochladen. Und schon wieder ist eine halbe Stunde vorbei. Die Zeit rennt, das Mailprogramm quillt über, die Post stapelt sich auf dem Tisch und andauernd klingelt das Telefon. In einer Stunde muss man aber schon beim nächsten Termin sein, oder das Kind abholen oder…

Was auch immer. Mir ist irgendwann aufgefallen: wenn ich so weitermache, schaffe ich mein Pensum nicht. So sehr das kreative Chaos bei mir auch regieren darf, in manchen Bereichen gilt: Organisation ist alles. Und das nicht zugunsten des Chefs oder der Kunden oder der Arbeitsleistung. Sondern zugunsten der eigenen Entspannung. Gute Planung nimmt den Stress raus und sorgt für mehr Zeit, die man mit anderen Dingen als Mails und Meetings verbringen kann.

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Außerdem sollte man sich bewusst machen: Multitasking gibt es nicht. Daran zu glauben macht uns nur langsam. Ich habe daher eine Zeitlang recherchiert und versuche nun mit folgenden Systemen zu arbeiten. Und obwohl ich sie ganz herausragend finde, muss ich zugeben, dass ich mich immer noch zu häufig ablenken lasse. Es dauert einfach eine Weile sich umzustellen. Deshalb: einfach ausprobieren und sehen, was passt und dann Geduld mit Euch selbst haben.

1. Zero Inbox

Früher las ich Mails häufig, ohne sie direkt zu bearbeiten, oder öffnete schon ein Antwortfenster und verließ das Programm dann einfach wieder um etwas anderes zu tun. Außerdem hatte ich mein Mailprogramm den ganzen Tag geöffnet und reagierte auf jedes Pling. Heute versuche ich es anders zu handhaben und wenn ich nicht von alten Gewohnheiten übermannt werde, bin ich begeistert davon. Zero Inbox bedeutet sein Postfach sauber zu halten und nichts mehr darin zu verlieren oder zu vergessen. Die goldenen Regeln finden sich hier.

2. Konzentration und klare Zeitpläne

Wer mit seinen Gedanken woanders ist, braucht länger und das Ergebnis leidet vermutlich ebenfalls. Vor allem wenn die Aufgabe Konzentration erfordert, sollte man sich daher eine angemessene Menge an Zeit dafür einräumen und sich bei der Arbeit nicht stören lassen. Das bedeutet: Kommunikationswege abbrechen. (Mailprogramm und Handy aus.) So ist das komplexe Anschreiben, der aufwendige Businessplan oder das umfangreiche Exposée gewiss schneller verfasst. Ich persönlich bevorzuge für solche Tätigkeiten zum Beispiel den Abend, wo es ohnehin ruhiger ist. Aber auch im Büro und bei ständiger Erreichbarkeit gilt: One thing at a time.

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3. Delegieren

Das ist ein komplizierter Punkt und delegieren will gelernt sein. Außerdem hat nicht jeder Personal oder Mitarbeiter, sondern ist vielleicht Freiberufler und allein an seinem Schreibtisch. Dennoch gilt auch hier: Kann jemand anders das vielleicht besser als ich und wäre das Geld dann womöglich gut investiert? Macht es Sinn sich für eine mittelmäßige Homepage die Nächte um die Ohren zu schlagen oder gibt man diese Aufgabe lieber ab? Zumal man das erworbene Know-how ohnehin nicht wieder nutzen wird. Dienstleister können Zeit und Luft für Wichtigeres schaffen und sich dadurch bezahlt machen. Delegieren kann man manche Dinge auch an den Computer. Via ifttt werden zum Beispiel wie von Zauberhand Posts veröffentlicht. Oder man lässt sich an seine Termine erinnern…

4. To-Do-Programme

…wie beispielsweise mit einer elektronischen To-Do-Liste. Hier kann man schließlich jedes Detail eintragen, sich erinnern lassen und abhaken, was erledigt ist. Ist das Programm gut, kann man sogar Listen mit anderen teilen, Aufgaben zuweisen und eine ganze Firma damit organisieren. Ich testete in den letzten Jahren viele solcher Programme, verwendete manche gar parallel und war immer ein wenig genervt von der Anwendung, die mir nicht optimal erschien. Nach things, wunderlist, asana und co. wurde mir nun dieses Jahr Todoist empfohlen und ich bin begeistert und kann es nur empfehlen.

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5. Den eigenen Rhythmus kennen

Ich bin nachmittags immer müde. Immer. Egal wie viel ich in der Nacht zuvor geschlafen habe. Es macht keinen Unterschied. Deshalb kann ich nachmittags auch kein Buch schreiben. Vor 13:00 Uhr und nach 19:00 Uhr ist mein Gehirn allerdings zu allem zu gebrauchen. Hausarbeiten und komplexe Mails sind zu diesen Zeiten kein Problem. Bei meinem Mann hingegen sieht es anders aus: nach 21:00 Uhr ist er für ein Meeting nur schwerlich zu gebrauchen. Bevor man seine Ressourcen also sinnlos verschwendet, sollte man zusehen, dass man sich seiner inneren Uhr anpasst und einen eigenen Rhythmus kennt. Das macht vieles angenehmer, leichter und effizienter.

6. Priorisierung

Allen guten Tipps zugrunde liegt eine Sache, die ich als die wichtigste erachte und daher zu guter Letzt nennen möchte: Wer nicht weiß, was er will, wird sich schwer tun seine Arbeit vernünftig zu strukturieren und damit schneller zu sein. Bevor man loslegt und Listen anlegt und Zeitpläne schreibt, sollte man überlegen: Was ist mir wirklich wichtig? Was muss ich heute erledigen? Wann will ich zu Hause sein? Außerdem sollte man nie das große Ganze aus den Augen verlieren. Kurzum: wo liegen meine Prioritäten. Denn nur die Wenigsten schaffen alles, was sie sich vornehmen. Aber wer seine Prioritäten richtig setzt, kann sich Enttäuschungen ersparen.

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